excel 简介 电子表格软件基础介绍

Excel 是微软推出的电子表格办公软件，属于 Office 办公套件里面的核心组件，主要用来做数据录入，数据计算，统计分析，图表可视化，数据管理，它以单元格作为基础单位，通过行列组成工作表，多个工作表可以汇总在同一个工作簿文件当中，不管是财务做账，仓库台账，学生成绩统计，项目数据汇总，日常办公报表都可以使用 Excel 完成。很多新手刚接触 Excel，只把它当成简单填表格的工具，其实它内置大量函数，数据透视表，条件格式，宏 VBA，数据验证等高级功能，可以实现自动化处理大批量数据，减少人工重复计算，这也是 Excel 长期成为办公主流软件的核心原因，下面会从基础概念，核心功能，文件格式，版本特点，应用领域这些方面做深度介绍。

一 基础核心概念

Excel 所有操作都是围绕工作簿，工作表，单元格这三个基础对象展开，理解这三个概念是学习 Excel 的第一步。

1 工作簿 就是我们保存的整个文件，也就是后缀为 xlsx xlsm xls 的文件，一个工作簿里面可以新建很多张工作表

2 工作表 也就是我们看到的表格页面，底部标签可以切换，默认名称是 Sheet1 Sheet2，支持重命名，新增，删除，移动排序工作表

3 单元格 行列交叉的小格子，列用字母编号，行用数字编号，比如 A1 就是 A 列第一行，所有文字数字公式都填写在单元格里面

补充概念 单元格区域，就是连续多个单元格组成的范围，比如 A1 到 A10，写公式的时候经常需要选中这个区域作为参数

二 主要核心功能模块

数据录入与基础编辑

支持手动输入数字，文本，日期，时间，也支持批量填充，拖拽自动填充，复制粘贴，查找替换，排序筛选，还可以设置单元格格式，调整字体，边框，底色，数字格式，比如百分比，货币，日期样式。

公式与函数计算

这是 Excel 最核心能力，用户可以自己编写公式做加减乘除，也可以调用内置函数，涵盖计数，求和，查找匹配，逻辑判断，文本处理，日期计算，财务统计等类别，函数可以嵌套组合，实现复杂业务计算。

数据透视表

属于大数据汇总工具，可以快速对上万条明细数据做分组统计，切换行字段列字段，快速计算求和计数平均值，不需要手动写大量公式，适合报表汇总分析。

图表可视化

可以根据表格数据一键生成柱状图，折线图，饼图，条形图，散点图等多种图表，把抽象数字转换成直观图形，方便汇报展示，图表还可以修改配色，标题，坐标轴，数据标签。

进阶自动化功能

条件格式 根据单元格数值自动改变单元格颜色，突出异常数据，数据验证 限制单元格输入内容，防止录入错误，VBA 宏 可以录制或者编写代码，把重复操作自动化，适合大批量重复任务。

三 常用文件格式说明

四 主要应用行业领域

财务领域 记账，预算，应收应付，财务报表，财务函数做折旧，利率计算

行政人事领域 员工信息表，考勤统计，薪酬核算，人员台账

教育领域 成绩登记，分数统计，排名，平均分计算

生产仓储领域 库存台账，出入库记录，产能统计

销售领域 销售明细，业绩汇总，客户数据，销售预测

科研领域 实验数据记录，数据整理，实验结果统计绘图

五 版本发展简要说明

早期版本 Excel 2003，文件格式为 xls，工作表最大只有 65536 行，之后推出 Excel 2007，开始启用 xlsx 新格式，行列上限大幅提升，后续陆续更新 Excel 2010 2013 2016 2019，还有订阅制的 Microsoft 365 版本，Microsoft 365 版本会持续更新新增函数，动态数组等新特性，功能更新比永久版更频繁。

六 优势与局限

优势 上手门槛低，操作直观，计算灵活，生态成熟，网上教程模板资源非常多，和 Word PowerPoint 可以互相联动，办公通用性强

局限 单文件数据量特别巨大的时候会出现卡顿，多人同时编辑需要借助共享工作簿或者在线版本，纯本地版本多人协同能力弱，复杂大数据分析能力不如专业数据库软件

掌握 Excel 基础概念，熟悉公式函数，数据透视表，图表这些核心模块，就可以满足绝大多数日常办公的数据处理需求，Excel 作为经典电子表格软件，在办公数据处理场景拥有很高的普及度。

【常见问题】

问题 1 excel 简介里面说的工作簿和工作表有什么区别

回答 1 excel 简介当中的工作簿就是完整的 Excel 文件，工作表是工作簿内部的单张表格页面，一个工作簿可以包含多张工作表，切换底部标签就可以在不同工作表之间跳转。

问题 2 excel 简介提到的 xlsx 和 xls 格式有什么差别

回答 1 excel 简介介绍过两种格式，xls 是旧版格式打开会进入兼容模式，行列数量有限，xlsx 是新版标准格式，支持更高行列上限，完整使用新版 Excel 全部功能，是现在默认保存格式。

问题 3 excel 简介里面 VBA 宏是用来做什么的

回答 1 excel 简介里面 VBA 宏属于 Excel 进阶自动化功能，可以录制或者编写代码，把重复的录入计算操作自动执行，适合批量处理大量表格任务，注意带宏文件需要保存成 xlsm 格式。

问题 4 excel 简介提到的数据透视表主要作用是什么

回答 1 excel 简介里面的数据透视表是汇总分析工具，可以对明细数据快速分组，完成求和计数平均值统计，不用手动编写复杂公式，适合大批量业务报表汇总分析。

【免责申明】

本文是 Excel 基础简介内容，基于主流微软 Excel 版本进行介绍，不同版本功能名称，界面布局会存在差异，内容仅作为学习参考，不代表所有版本功能完全一致，使用者可以根据自己安装的版本实际界面进行操作。